Przebieg procesu certyfikacji ISPS

ZGŁOSZENIE DO CERTYFIKACJI

Do certyfikacji może być zgłoszony udokumentowany w postaci Planu ochrony statku i wdrożony system ochrony statku, zgodny z wymaganiami Kodeksu ISPS, co oznacza, że:

• istnieje wystarczająca ilość obiektywnych dowodów dokumentujących funkcjonowanie systemu,
• przeprowadzono audity wewnętrzne.

Po analizie zgłoszenia od armatora PRS przygotowuje i przekazuje Armatorowi potwierdzenie zlecenia lub umowę o certyfikację i nadzór nad systemem ochrony statku.

OCENA DOKUMENTACJI

Armator przekazuje do PRS Plan ochrony statku, który oceniany jest pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami Kodeksu ISPS i dodatkowymi wymaganiami Administracji flagi.

W przypadku, gdy dostarczone dokumenty są niepełne lub nie spełniają w pełni wymagań Kodeksu, Armator powinien je uzupełnić i przesłać do ponownej oceny.

W celu wyjaśnienia wątpliwości związanych z ocenianą dokumentacją może dojść do wizyty na statku, w czasie której będzie możliwość wyjaśnienia wątpliwości, które wystąpiły przy przeglądzie dokumentacji planu ochrony.

Proces certyfikacyjny jest kontynuowany po pozytywnej ocenie dokumentów wchodzących w skład Planu ochrony statku.

AUDIT CERTYFIKACYJNY STATKU

Audit jest przeprowadzany celem zbadania zgodności systemu ochrony na statku z wymaganiami Kodeksu ISPS i zatwierdzonego Planu ochrony statku, stopnia wdrożenia i efektywności jego funkcjonowania.

Audit obejmuje:

• sprawdzenie, czy Plan ochrony statku jest zatwierdzony i uwzględnia typ statku,
• sprawdzenie, czy na statku znajdują się stosowne wymagane dokumenty,
• weryfikację skuteczności funkcjonowania systemu ochrony statku, w tym zbieranie obiektywnych dowodów potwierdzających, że system jest wdrożony. Obiektywne dowody powinny także zawierać zapisy z auditów wewnętrznych prowadzonych przez Armatora.

Jako zasadę przyjmuje się przeprowadzenie auditu na statku w porcie.

AUDIT DODATKOWY

Audit dodatkowy może być przeprowadzony przed wydaniem lub potwierdzeniem ważności Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku, jeżeli stwierdzono niezgodności podczas auditu certyfikacyjnego, pośredniego lub odnowieniowego.

Celem auditu dodatkowego jest sprawdzenie, czy statek i Armator usunęli niezgodności stwierdzone podczas któregoś z tych auditów.

Audit dodatkowy może okazać się konieczny do potwierdzenia ważności Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku, jeżeli wprowadzono istotne zmiany w Planie ochrony statku lub gdy ilość niezgodności na statku podczas ostatniego auditu wymaga, zdaniem auditora, przeprowadzenia takiego auditu.

AUDIT POŚREDNI

Audit pośredni na statku przeprowadza się pomiędzy drugą a trzecią datą rocznicową wystawienia Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku. W celu zharmonizowania systemu przeglądów i auditów na statku, zaleca się, aby audity pośrednie przeprowadzane były w terminach przeglądów okresowych/auditów pośrednich ISM.

AUDIT ODNOWIENIOWY

Audit odnowieniowy przeprowadza się przed upływem terminu ważności Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku. Można go przeprowadzić najwcześniej na pół roku przed wygaśnięciem ważności certyfikatu, a najpóźniej przed końcem okresu jego ważności.

Audit odnowieniowy jest przedmiotem nowej umowy.

WYDANIE MIĘDZYNARODOWEGO CERTYFIKATU OCHRONY STATKU

Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku wydawany jest w języku angielskim, po zweryfikowaniu zgodności systemu ochrony statku z wymaganiami Kodeksu ISPS. Kopia Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku powinna być dostępna w centrali Armatora.

Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku nie będzie wydany, potwierdzony lub odnowiony, jeżeli niezgodności nie zostaną usunięte oraz nie zostanie to zweryfikowane przez auditora.

Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku może być wydany, potwierdzony lub odnowiony przed usunięciem niezgodności, pod warunkiem że będzie uzgodniony z auditorem program i terminy realizacji działań korygujących.

Okres ważności Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony wynosi 5 lat.

WYDANIE TYMCZASOWEGO CERTYFIKATU

Tymczasowy Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku może być wydany dla statku, który:

• nie posiada certyfikatu i wchodzi do eksploatacji,
• zmienił flagę Umawiającego się Rządu na flagę innego Umawiającego się Rządu,
• zmienił flagę Strony nie będącej Umawiającym się Rządem na flagę Umawiającego się Rządu,
• armator/operator przejmuje odpowiedzialność za statek, którym uprzednio nie zarządzał.

Tymczasowy Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku jest ważny przez 6 miesięcy lub do momentu, gdy wydany zostanie Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku. Nie może być on przedłużony.

ODNOWIENIE CERTYFIKATU

Jeżeli na 3 miesiące przed datą upływu ważności Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku Armator nie zgłosi rezygnacji z odnowienia, PRS przeprowadza audit odnowieniowy. Audit przeprowadzany będzie w uzgodnionym z Armatorem terminie.

UNIEWAŻNIENIE MIĘDZYNARODOWEGO CERTYFIKATU OCHRONY STATKU

Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku może być unieważniony w następujących przypadkach:

• wystąpienia dużych niezgodności mających wpływ na bezpieczeństwo ludzi, statku itp., które PRS uważa za podstawę do unieważnienia certyfikatu,
• nie wykonano działań korygujących,
• nie przeprowadzono auditu pośredniego lub odnowieniowego,
• nie uwzględniono w Planie ochrony statku poprawek wprowadzonych do Kodeksu,
• jeśli Armator przejmie odpowiedzialność za eksploatację statku, uprzednio nie eksploatowanego przez niego, po przejściu statku pod flagę innego państwa.

PRS zawiadomi Armatora o zamiarze unieważnienia Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku, podając powody swojej decyzji. Jeżeli Armator nie złoży pisemnego odwołania, PRS unieważnia certyfikat i jeśli jest on wydany w imieniu Administracji lub przez Administrację, powiadamia stosowne władze.

Międzynarodowy Certyfikat Ochrony Statku, którego termin ważności upłynął lub który został unieważniony, może zostać przywrócony wyłącznie po ponownej ocenie systemu ochrony statku dokonanej na zasadach obowiązujących w czasie auditu certyfikacyjnego.

ZMIANY W SYSTEMIE CERTYFIKACJI

W przypadku zmian wprowadzonych w systemie certyfikacji PRS:

• umożliwi Armatorowi zajęcie stanowiska odnośnie proponowanych zmian,
• określi termin wdrożenia zmian, który zostanie uzgodniony z Armatorem i będzie wystarczająco długi, aby umożliwić Armatorowi wniesienie poprawek do Planu ochrony statku.

STOSOWANIE OKREŚLENIA

Administracja – rząd państwa, którego flagę statek ma prawo podnosić.

Armator – właściciel statku lub jakakolwiek organizacja albo zarządca lub czarterujący statek, przejmująca od właściciela odpowiedzialność i wszelkie obowiązki związane z eksploatacją statku oraz pełny zakres odpowiedzialności przewidziany w Kodeksie ISPS.

Audit certyfikacyjny – pełna weryfikacja systemu ochrony statku oraz technicznych środków ochrony na zgodność z Kodeksem ISPS i zatwierdzonym Planem ochrony. Audit ma na celu wydanie Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku.

Audit pośredni – okresowe badanie mające na celu upewnienie się, że system ochrony statku funkcjonuje skutecznie i pozostaje w stanie zadowalającym do zamierzonej eksploatacji statku. Fakt przeprowadzenia auditu potwierdzany jest na certyfikacie.

Audit odnowieniowy – pełne ponowne badanie systemu ochrony statku, które prowadzi do wydania nowego Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku. Przeprowadzany jest w okresie nieprzekraczającym 5 lat od daty wystawienia certyfikatu.

Audit dodatkowy – ocena skuteczności przeprowadzanych działań korygujących w odniesieniu do dużych niezgodności, niezgodności lub zmian wprowadzonych w Planie ochrony statku. Audit może mieć również na celu konieczność szerszego zbadania wybranych fragmentów lub całości funkcjonującego systemu ochrony statku oraz ustalenia działań korygujących.

Niesprawność techniczna – usterka lub błąd w działaniu technicznych środków ochrony.

Niezgodność – niespełnienie wymagania, które może prowadzić do pogorszenia stanu ochrony statku, ludzi lub ładunku, ale nie narusza zdolności statku do działania na poziomach ochrony 1-3.

Niezgodność duża – niespełnienie wymagania, które może prowadzić do poważnego pogorszenia stanu ochrony statku, ludzi lub ładunku i narusza zdolność statku do działania na poziomach ochrony 1-3. Brak skutecznego i systematycznego wdrażania wymagań Kodeksu ISPS jest uznawany za niezgodność dużą.

Obiektywny dowód – jakościowe lub ilościowe informacje, zapisy lub oświadczenia mające związek z elementami wdrożonego systemu ochrony statku, które bazują na obserwacjach, pomiarach lub badaniu i które mogą być weryfikowane.

Uznana organizacja bezpieczeństwa (RSO) – organizacja uznana przez administrację do zatwierdzania Planu ochrony statku, przeprowadzania auditów i wydawania w jej imieniu Międzynarodowego Certyfikatu Ochrony Statku.

Plan ochrony statku – oznacza plan, stworzony dla zapewnienia stosowania na statku środków, zaprojektowanych dla ochrony osób na statku, ładunku, jednostek transportu ładunku, zasobów statkowych lub statku przed ryzykiem wystąpienia zdarzenia naruszającego bezpieczeństwo.

Spostrzeżenie – uchybienie nie będące niezgodnością poparte obiektywnym dowodem.

System ochrony statku – struktura organizacyjna, podział odpowiedzialności i uprawnień, procedury i zasoby umożliwiające zarządzanie systemem ochrony.