Przebieg procesu certyfikacji ISM

ZGŁOSZENIE DO CERTYFIKACJI

Do certyfikacji może być zgłoszony udokumentowany (ustanowiony w formie pisemnej) i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem, zgodny z wymaganiami Kodeksu, funkcjonujący u armatora na lądzie i na statkach, co oznacza, że:

• istnieje wystarczająca ilość obiektywnych dowodów dokumentujących funkcjonowanie systemu,
• przeprowadzono audity wewnętrzne,
• dokonano przeglądu systemu przez kierownictwo.

Armator zainteresowany certyfikacją składa wniosek o przeprowadzenie certyfikacji systemu zarządzania bezpieczeństwem na formularzu zgłoszenia biura lub statku dostępnym w panelu po prawej stronie lub dostarczonym przez Centralę/Placówkę PRS.

W przypadku systemu nie w pełni wdrożonego, obowiązują takie same zasady zgłoszenia, jednakże audity przeprowadzane są na warunkach określonych w rozdziale audit dla wydania dokumentów tymczasowych.

Po analizie zgłoszenia PRS przygotowuje ofertę certyfikacji i przekazuje armatorowi.

Wysokość opłaty za proces certyfikacji wynika z pracochłonności (ilości osobodni) potrzebnych do przeprowadzenia auditu i zależy od wielkości armatora (ilości pracowników bezpośrednio związanych z SZB) oraz typów i ilości zarządzanych statków.

Opłaty za certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem ustalane są na podstawie taryfy opłat PRS Do opłat wynikających z taryfy mogą być stosowane bonifikaty uwzględniające zleceniodawcę i kraj wykonywania usługi.

Opłata obejmuje:

• przegląd i ocenę dokumentacji,
• przeprowadzenie auditu w biurze armatora/na statku,
• wystawienie stosownego certyfikatu.

Armator potwierdza przyjęcie oferty, przesyłając podpisane Potwierdzenie zlecenia. W przypadku, gdy armator wraz z auditem biura zleca większą ilość statków do auditowania, sporządza się Umowę o certyfikację i nadzór nad systemem zarządzania bezpieczeństwem.

Za audity przeprowadzane na zlecenie armatora w soboty, niedziele i święta oraz w nadgodzinach, PRS może zastosować dodatek w wysokości 50% ustalonej stawki podstawowej. Do podanych opłat doliczone będą koszty podróży i pobytu auditora/auditorów, które nie są uwzględnione w przedstawionej ofercie.

PRZYGOTOWANIE DO AUDITU

Armator przekazuje do PRS Księgę zarządzania bezpieczeństwem, która oceniana jest pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami Kodeksu.

PRS powołuje zespół auditorów do przeprowadzenia auditu i wyznacza auditora wiodącego. Zasadą jest powoływanie auditorów o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu z listy auditorów ISM. W zależności od potrzeb, do zespołu mogą być powołani eksperci oraz auditorzy szkoleniowi. Wyznaczeni auditorzy nie mogą być zaangażowani w udzielanie konsultacji certyfikowanemu armatorowi.

Wyznaczony auditor wiodący dokonuje oceny dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami Kodeksu. Wstępna ocena dokumentacji może być również dokonana w Inspektoracie Zarządzania Bezpieczeństwem i Ochroną. W przypadku, gdy dostarczone dokumenty są niepełne lub nie spełniają w pełni wymagań Kodeksu, armator powinien je uzupełnić i przesłać do ponownej oceny.

W celu wyjaśnienia wątpliwości związanych z ocenianą dokumentacją może dojść do wizyty u armatora. Proces certyfikacyjny jest kontynuowany po pozytywnej ocenie dokumentów systemu zarządzania bezpieczeństwem. Auditor wiodący opracowuje plan i ustala datę auditu w uzgodnieniu z armatorem.

AUDIT CERTYFIKACYJNY – BIURO

W uzgodnionym terminie auditor/zespół auditorów przeprowadza audit systemu zarządzania bezpieczeństwem armatora z uwzględnieniem typów zarządzanych statków i wymogów Administracji państwa bandery.

Jeżeli armator posiada placówki, które prowadzą działalność w ramach tego samego SZB, to PRS zastrzega sobie prawo do decydowania o częstotliwości auditowania każdej placówki, niemniej jednak zasadą jest, aby co najmniej raz w okresie ważności Dokumentu zgodności każda placówka była auditowana.

Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, podczas którego auditor wiodący przedstawia zespół auditorów kierownictwu armatora oraz omawia zasady i ustala szczegóły przeprowadzania auditu.

Audit polega na sprawdzaniu efektywności funkcjonowania systemu i zbieraniu obiektywnych dowodów potwierdzających, że system armatora jest wdrożony od co najmniej 3 miesięcy zarówno na lądzie, jak i na co najmniej jednym statku każdego typu zarządzanym przez armatora.

Audit przeprowadza się na zasadzie próbkowania; niestwierdzenie niezgodności nie oznacza, że one nie występują i nie zwalnia to kierownictwa armatora od weryfikacji spełniania wymogów Kodeksu oraz krajowych i międzynarodowych przepisów prawa odnoszących się do bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

Obiektywne dowody powinny zawierać, między innymi, zapisy z auditów wewnętrznych przeprowadzonych przez armatora zarówno na lądzie, jak i na statkach oraz zbadanie i weryfikację poprawności dokumentów konwencyjnych i klasyfikacyjnych dla co najmniej jednego statku każdego typu, do którego ma zastosowanie Dokument zgodności.

Stwierdzone podczas auditu niezgodności/spostrzeżenia są dokumentowane, a przedstawiciel armatora potwierdza podpisem, że je zrozumiał i przyjmuje.

W czasie spotkania zamykającego z udziałem kierownictwa, auditor wiodący przekazuje informacje dotyczące zgodności systemu z wymogami Kodeksu oraz omawia ujawnione niezgodności/spostrzeżenia. Informuje również o rekomendacji (lub nie) do wystawienia certyfikatu.

Raport z auditu łącznie z kartami niezgodności zostaje przekazany armatorowi bezpośrednio po zakończeniu auditu lub w okresie do 15 dni, po przedstawieniu propozycji działań korygujących.

WYDANIE DOKUMENTU ZGODNOŚCI

Dokument zgodności wydaje się po zweryfikowaniu zgodności systemu zarządzania bezpieczeństwem z wymaganiami Kodeksu.

Dokument zgodności nie będzie wydany, potwierdzony lub odnowiony, jeżeli nie będą usunięte duże niezgodności i nie zostanie przeprowadzony audit dodatkowy.

Dokument zgodności może być wydany, potwierdzony lub odnowiony przed zamknięciem niezgodności, jeżeli działania korygujące zostały uzgodnione i zaakceptowane oraz został uzgodniony pomiędzy armatorem i auditorem termin ich wykonania.

Dokument zgodności wydaje się na okres 5 lat od daty przeprowadzenia auditu certyfikacyjnego, z obowiązkiem corocznego potwierdzania jego ważności podczas auditu rocznego w okresie 3 miesięcy przed lub po dacie rocznicowej.

Kopie Dokumentu zgodności armator zobowiązany jest przesłać do każdej placówki lądowej i na każdy zarządzany statek. Nie wymaga się, aby kopia była uwierzytelniana lub poświadczana.

AUDIT CERTYFIKACYJNY – STATEK

Audit na statku jest przeprowadzany w celu zweryfikowania, czy armator i kierownictwo statku działają zgodnie z zatwierdzonym systemem zarządzania bezpieczeństwem. Warunkiem przeprowadzenia auditu jest posiadanie ważnego pełnoterminowego DOC dla danego typu statku.

Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym i obejmuje:

• obchód statku/przegląd doraźny w zakresie technicznym,
• sprawdzenie, czy DOC jest ważny i odpowiedni dla danego typu statku,
• sprawdzenie, czy na statku znajdują się stosowne dokumenty: Księga zarządzania bezpieczeństwem, certyfikaty konwencyjne i klasyfikacyjne, inne wymagane dokumenty,
• weryfikację efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania bezpieczeństwem, w tym obiektywnych dowodów potwierdzających, że system jest wdrożony od co najmniej 3 miesięcy; obiektywne dowody powinny także zawierać zapisy z auditów wewnętrznych przeprowadzonych przez armatora.

Stwierdzone podczas auditu niezgodności/spostrzeżenia są dokumentowane, a przedstawiciel armatora potwierdza podpisem, że je zrozumiał i przyjmuje.

W czasie spotkana zamykającego z udziałem kierownictwa statku, auditor wiodący przekazuje informacje dotyczące zgodności systemu z wymogami Kodeksu oraz omawia ujawnione niezgodności/spostrzeżenia. Informuje również o rekomendacji (lub nie) do wystawienia certyfikatu.

Raport z auditu łącznie z kartami niezgodności zostaje przekazany kapitanowi/przedstawicielowi armatora bezpośrednio po zakończeniu auditu.

Jeżeli armator posiada już ważny DOC wydany przez administrację kraju bandery lub inną RO, będzie to potraktowane jako potwierdzenie zgodności z wymaganiami Kodeksu, chyba że istnieje uzasadnione podejrzenie, że stan faktyczny nie odpowiada certyfikatowi.

Jako zasadę przyjmuje się przeprowadzenie auditu na statku w porcie. W wyjątkowych przypadkach, w porozumieniu z armatorem, PRS przeprowadzi audit na statku zakotwiczonym na redzie lub w czasie krótkiej podróży. Nie można przeprowadzić auditu na statku wyłączonym z eksploatacji, np. na statku w doku lub „laid up” oraz z niepełną obsadą załogową.

WYDANIE CERTYFIKATU ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM

Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem wydaje się po zweryfikowaniu zgodności systemu zarządzania bezpieczeństwem z wymaganiami Kodeksu.

Wydanie Certyfikatu uzależnione jest od:

• posiadania ważnego pełnoterminowego DOC dla danego typu statku,
• utrzymania zgodności z wymaganiami instytucji klasyfikacyjnej,
• spełnienia wymagań administracji morskiej państwa bandery.

Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem nie będzie wydany, potwierdzony lub odnowiony, jeżeli duże niezgodności nie zostaną usunięte i nie zostanie przeprowadzona ponowna weryfikacja w zakresie auditu certyfikującego.

Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem może być wydany, potwierdzony lub odnowiony przed zamknięciem niezgodności, jeżeli działania korygujące zostały uzgodnione i zaakceptowane oraz został uzgodniony pomiędzy armatorem i auditorem termin ich wykonania.

Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem wydaje się na okres 5 lat od daty przeprowadzenia auditu certyfikacyjnego z obowiązkiem przynajmniej jednorazowego potwierdzenia ważności podczas auditu pośredniego, przeprowadzonego pomiędzy drugą a trzecią datą rocznicową.

Kopia certyfikatu powinna być dostępna w biurze armatora.

AUDIT DLA WYDANIA DOKUMENTÓW TYMCZASOWYCH

Audit w biurze armatora przeprowadza się w celu ułatwienia wprowadzenia Kodeksu, gdy:

• dotyczy to nowo powstałego armatora; lub
• do istniejącego DOC należy dodać nowe typy statków,
• zmieniono strukturę organizacyjną armatora.

Tymczasowy DOC wydaje się na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy i może być wydany armatorowi, który zademonstruje spełnienie przez SZB celów zawartych w 1.2.3 Kodeksu oraz przedstawi plan wdrożenia systemu spełniającego w pełni wymagania Kodeksu w okresie ważności Tymczasowego DOC.

Audit na statku przeprowadza się:

• dla nowego statku w momencie oddania go do eksploatacji,
• kiedy armator przejmuje odpowiedzialność za operowanie statkiem, który jest nowym statkiem dla tego armatora, lub
• gdy statek zmienia banderę.

Audit dla wydania Tymczasowego SMC można przeprowadzić w warunkach odbiegających od normalnych pod warunkiem, że statek jest w pełni obsadzony załogą zgodnie z Certyfikatem bezpiecznej obsługi.

Przed wydaniem Tymczasowego SMC, w czasie auditu na statku, należy sprawdzić, czy:

• DOC, ewentualnie Tymczasowy DOC, jest odpowiedni dla tego typu statku,
• SZB wprowadzony przez armatora na tym statku zawiera podstawowe elementy Kodeksu i czy był oceniany podczas auditu dla wydania DOC lub Tymczasowego DOC,
• kapitan i oficerowie posiadają znajomość SZB oraz planowanych przedsięwzięć związanych z jego wprowadzeniem,
• instrukcje, które określono jako istotne, zostały dostarczone przed wyjściem statku w morze, włączając w to instrukcje przeprowadzania alarmów opuszczania statku i alarmów pożarowych,
• istnieją plany armatora dotyczące przeprowadzenia auditu na statku w ciągu najbliższych 3 miesięcy,
• informacje dotyczące SZB zostały wydane w języku roboczym lub w językach rozumianych przez załogę.

Tymczasowy certyfikat zarządzania bezpieczeństwem wydaje się na okres nieprzekraczający 6 miesięcy. W szczególnych przypadkach, na wniosek armatora, Administracja państwa bandery może przedłużyć okres ważności certyfikatu o dalsze 6 miesięcy.

WYDANIE CERTYFIKATÓW KRÓTKOTERMINOWYCH

Po zakończeniu auditu w biurze/na statku, auditor wiodący może wystawić certyfikat krótkoterminowy, ważny do czasu wystawienia certyfikatu pełnoterminowego przez Centralę PRS.

Warunkiem wystawienia certyfikatu krótkoterminowego jest zakończenie auditu z wynikiem pozytywnym, brak dużych niezgodności oraz wystąpienie z rekomendacją o wystawienie certyfikatu pełnoterminowego przez Centralę PRS Ważność certyfikatu krótkoterminowego nie może być dłuższa niż 5 miesięcy od daty przeprowadzenia auditu.

STOSOWANE OKREŚLENIA

Administracja – rząd państwa, którego flagę statek ma prawo podnosić.

Armator – właściciel statku lub jakakolwiek organizacja albo zarządca lub czarterujący statek, przyjmująca od właściciela odpowiedzialność i wszelkie obowiązki związane z eksploatacją statku oraz pełny zakres odpowiedzialności przewidziany w Kodeksie.

Audit certyfikacyjny – pełne badanie systemu zarządzania bezpieczeństwem armatora i/lub statków w celu ustalenia, czy stosowne wymagania Kodeksu są spełnione. Audit ma na celu wydanie odpowiedniego certyfikatu.

Audit roczny/pośredni – okresowe badanie mające na celu upewnienie się, że system zarządzania bezpieczeństwem biura armatora/statku funkcjonuje efektywnie oraz sprawdzenie efektywności wprowadzonych zmian. Audit ma na celu potwierdzenie ważności posiadanego certyfikatu.

Audit odnowieniowy – pełne ponowne badanie systemu zarządzania bezpieczeństwem, które prowadzi do wydania nowego certyfikatu.

Audit dodatkowy – ocena skuteczności przeprowadzonych przez armatora działań korygujących w odniesieniu do dużych niezgodności, niezgodności lub zmian wprowadzonych w SZB. Audit może mieć również na celu konieczność szerszego zbadania wybranych fragmentów lub całości funkcjonującego systemu zarządzania bezpieczeństwem oraz ustalenia działań korygujących.

Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem (Safety Management Certificate – SMC) – oznacza dokument wydany armatorowi, którego SZB statku był auditowany i jest zgodny z wymaganiami Kodeksu ISM, poprzedzony sprawdzeniem, że DOC posiadany przez armatora jest odpowiedni dla tego typu statku.

Dokument zgodności (Document of Compliance – DOC) – oznacza dokument wydany armatorowi, którego SZB był auditowany i jest zgodny z wymaganiami Kodeksu ISM dla typów statków w nim wymienionych.

Data rocznicowa – dzień i miesiąc każdego kolejnego roku odpowiadające dacie upływu ważności odpowiedniego dokumentu lub certyfikatu.

Niesprawność techniczna – uszkodzenie konstrukcji statku lub nieprawidłowe działanie urządzeń maszynowych, lub wyposażenia kadłubowego w całości lub części.

Niezgodność – odstępstwo związane z obiektywnymi dowodami, wskazującymi na niewypełnienie określonych wymagań Kodeksu.

Niezgodność duża – odstępstwo, które może prowadzić do poważnego zagrożenia bezpieczeństwa na morzu, bezpieczeństwa ludzi lub środowiska morskiego i wymaga natychmiastowego przeprowadzenia działań korygujących. Brak efektywnego i systematycznego wdrażania wymagań Kodeksu jest również uważane za dużą niezgodność.

Księga zarządzania bezpieczeństwem (KZB) – dokument określający politykę bezpieczeństwa i ochrony środowiska oraz opisujący system zarządzania bezpieczeństwem u armatora.

Międzynarodowy kodeks zarządzania bezpieczeństwem (Kodeks) – Międzynarodowy kodeks zarządzania bezpieczną eksploatacją statków i zapobieganiem zanieczyszczaniu, który został przyjęty na 18 Sesji Zgromadzenia Ogólnego IMO, łącznie z późniejszymi zmianami wprowadzonymi przez IMO.

Obiektywny dowód – jakościowa lub ilościowa informacja, zapisy lub oświadczenia mające związek z elementami istniejącego i wdrożonego systemu zarządzania bezpieczeństwem, które bazują na obserwacjach, pomiarach lub badaniu i które mogą być weryfikowane.

Spostrzeżenie – stwierdzenie faktu, dokonane w czasie auditu systemu zarządzania bezpieczeństwem, poparte obiektywnym dowodem. Może to też być wskazanie przez auditora miejsc w SZB, które – jeżeli nie zostaną poprawione – mogą w przyszłości doprowadzić do niezgodności.

System zarządzania bezpieczeństwem (SZB) – struktura organizacyjna, podział odpowiedzialności i uprawnień, procedury i zasoby umożliwiające zarządzanie bezpieczeństwem.

Uznane organizacje (RO) – organizacje uznane przez administrację do wydawania w jej imieniu Dokumentów zgodności i Certyfikatów zarządzania bezpieczeństwem na podstawie Rezolucji A.739 (18) – Wytyczne do upoważniania organizacji działających w imieniu administracji.