Nadzór nad systemem zarządzania bezpieczeństwem

PRS (Polski Rejestr Statków) prowadzi nadzór i dokonuje okresowej oceny SZB w celu upewnienia się, że armator, którego system został certyfikowany, w dalszym ciągu spełnia wymagania stawiane przy certyfikacji. W przypadku powstania wątpliwości co do spełniania przez armatora wymagań stawianych przy certyfikacji, PRS może przeprowadzić audit dodatkowy.

AUDIT ROCZNY BIURA, AUDIT POŚREDNI STATKU

Audit przeprowadzany jest na zasadach ogólnych, zakres auditu ustala auditor wiodący w oparciu o wyniki z poprzednich auditów.
Audit roczny w biurze, mający na celu potwierdzenie ważności DOC, przeprowadza się corocznie w okresie 3 miesięcy przed lub po dacie rocznicowej certyfikatu.

Audit pośredni na statku, mający na celu potwierdzenie ważności SMC, przeprowadza się pomiędzy drugą a trzecią datą rocznicową certyfikatu, jeżeli przeprowadza się tylko jeden audit pośredni, a okres ważności certyfikatu wynosi 5 lat.

AUDIT ODNOWIENIOWY

Audit odnowieniowy, mający na celu zbadanie efektywności funkcjonowania SZB i zgodności z Kodeksem, należy przeprowadzić przed datą upływu ważności DOC lub SMC. Może być przeprowadzony 6 miesięcy przed wygaśnięciem ważności i powinien być zakończony przed końcem okresu ważności certyfikatu.

AUDIT DODATKOWY

Audit dodatkowy może być przeprowadzony celem potwierdzenia ważności DOC lub SMC, jeżeli stwierdzono niezgodności duże, wprowadzono istotne zmiany w SZB lub gdy ilość niezgodności stwierdzonych w systemie armatora i/lub na statku podczas ostatniego auditu wymaga, zdaniem auditora wiodącego, przeprowadzenia takiego auditu.

Audit dodatkowy przeprowadza się również w sytuacji, gdy inspektor państwa bandery, oficer Port State Control lub inspektor PRS/innego towarzystwa klasyfikacyjnego podczas inspekcji/przeglądu stwierdzi, że występujące na statku niesprawności techniczne i/lub niezgodności uzasadniają przeprowadzenie takiego auditu.

ZOBOWIĄZANIA ARMATORA

Armator utrzymuje system zarządzania bezpieczeństwem zgodny z wymaganiami Kodeksu oraz stosuje się do wymagań systemu certyfikacji PRS W przypadku zmian wprowadzonych do systemu zarządzania bezpieczeństwem, armator niezwłocznie powiadamia o tym PRS w celu oceny wprowadzonych zmian.

Armator rejestruje i przechowuje zapisy dotyczące jego systemu zarządzania bezpieczeństwem. Armator przeprowadza działania korygujące w celu usunięcia niezgodności i przyczyn ich powstawania, w terminie określonym w karcie niezgodności, lecz nie później niż w ciągu trzech miesięcy i powiadamia PRS o ich realizacji. Status niezgodności wykazywany jest w statusie statku dostępnym dla armatorów poprzez Internet.

Niewykonanie w określonym terminie działań korygujących może spowodować unieważnienie Certyfikatu Zarządzania Bezpieczeństwem i/lub Dokumentu Zgodności.
Armator zobowiązany jest do przeprowadzenia należnych auditów w określonych przedziałach czasu. W tym celu armator przekazuje do PRS, z odpowiednim wyprzedzeniem, zlecenie na przeprowadzenie takiego auditu. Terminy należnych auditów podane są w statusie statku dostępnym dla armatorów poprzez Internet.
Niewykonanie w określonym terminie należnego auditu może spowodować unieważnienie Certyfikatu Zarządzania Bezpieczeństwem i/lub Dokumentu Zgodności.
Armator zobowiązuje się do udostępnienia niezbędnych środków do sprawnego przeprowadzenia auditu.

DZIAŁANIA KORYGUJĄCE PO AUDICIE

Armator odpowiedzialny jest za określenie i zainicjowanie działań korygujących koniecznych do usunięcia niezgodności lub przyczyny niezgodności. Armator zobowiązany jest wykonać działania korygujące w okresie nieprzekraczającym 3 miesiący, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzgodniono inne terminy.

Armator zobowiązany jest poinformować PRS o wykonaniu działań korygujących w przewidzianym terminie. Ocena i akceptacja przeprowadzonych działań korygujących dokonywana jest przez auditora wiodącego podczas kolejnego auditu.

Jeżeli zaistnieje taka konieczność, armator powinien przedłożyć wniosek o ewentualne przeprowadzenie auditu dodatkowego, sprawdzającego wykonanie działań korygujących.

POSTĘPOWANIE Z NIEZGODNOŚCIAMI DUŻYMI

Niezgodność duża stwierdzona na statku powinna być zredukowana do niezgodności przed wypłynięciem statku. W celu zakończenia niezbędnych działań korygujących, należy ustalić harmonogram działań na okres nieprzekraczający trzech miesięcy.

W przypadku podjęcia decyzji o zredukowaniu niezgodności dużej do niezgodności, należy przeprowadzić co najmniej jeden audit dodatkowy w terminie wskazanym w uzgodnionym planie działań korygujących w celu zweryfikowania skuteczności podjętych działań korygujących.

Niezredukowanie niezgodności dużej stanowi podstawę do unieważnienia DOC i/lub SMC. W takim przypadku auditor wręcza przedstawicielowi armatora/kapitanowi Zawiadomienie o unieważnieniu certyfikacji ISM oraz powiadamia Centralę PRS.

UNIEWAŻNIENIE CERTYFIKATÓW

Dokument zgodności i/lub Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem mogą być unieważnione w następujących przypadkach:

• nie wykonano działań korygujących w uzgodnionym terminie,
• nie przeprowadzono rocznego auditu biura lub auditu pośredniego statku,
• nie wzięto pod uwagę w systemie zarządzania bezpieczeństwem poprawek wprowadzonych do Kodeksu,
• występują duże niezgodności mające wpływ na bezpieczeństwo ludzi, statku i środowiska morskiego, które PRS uważa za podstawę do unieważnienia certyfikatu.

Poza wymienionymi warunkami Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem może być unieważniony, jeśli:

• na statku nie ma ważnego DOC,
• statek nie ma odnowionej klasy PRS lub klasy innej instytucji klasyfikacyjnej spełniającej wymagania Rezolucji IMO A.739(18), Zał. 1, Art. 3,
• na statku nie ma ważnych certyfikatów konwencyjnych.

PRS występuje z wnioskiem o unieważnienie stosownego certyfikatu do Administracji, w imieniu której certyfikat został wystawiony. Unieważnienie Dokumentu zgodności powoduje unieważnienie wszystkich Certyfikatów zarządzania bezpieczeństwem związanych z tym Dokumentem zgodności.

Dokument zgodności lub Certyfikat zarządzania bezpieczeństwem, którego termin ważności upłynął lub który został unieważniony, może zostać przywrócony wyłącznie po ponownej ocenie systemu zarządzania bezpieczeństwem dokonanej na zasadach obowiązujących w czasie auditu certyfikacyjnego. Nowy DOC / SMC powinien mieć datę ważności taką samą jak unieważniony dokument.

PRS zastrzega sobie również prawo do zawieszenia wydania certyfikatu w przypadku niewnoszenia opłat.